Pasos a seguir.
A continuación, se detalla el procedimiento para la organización de cada viaje:
- Recepción y revisión de los formularios de inscripción
- El primer paso consiste en que cada coeducador/a se inscriba en los viajes mediante los formularios facilitados por el profesorado.
- Es importante que cada coeducador/a anote las fechas en las que se ha comprometido a participar para facilitar la planificación personal y la organización del equipo.
- Esta información se solicita con una antelación mínima de dos o tres meses respecto a la fecha del viaje. El objetivo es agilizar la reserva de hoteles y autobuses, ya que muchos alojamientos completan su disponibilidad con bastante antelación y se procura que todo el grupo pueda alojarse en un mismo hotel.
- Creación de grupos de WhatsApp
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- Se creará un grupo de WhatsApp específico para cada viaje.
- Este grupo será el canal de comunicación para coordinar aspectos logísticos entre las personas participantes, especialmente la organización del alojamiento, el transporte y cualquier otra cuestión práctica.
- Se entregará en este grupo un itinerario completo y detallado de cada viaje en el que se incluirá toda la información pertinente a cada viaje
- En caso de seleccionar un solo tramo del viaje, cada coeducador-a es responsable de comunicar esta información a la persona encargada del curso y en el grupo de WhatsApp.
- Gestión de alojamientos
- A través del grupo de WhatsApp, las personas participantes se organizarán por parejas para compartir habitación.
- Una vez definidas las parejas, cada una realizará directamente la reserva en el hotel propuesto por el profesorado.
- Si el hotel recomendado no dispone de habitaciones disponibles, las personas participantes se coordinarán para buscar y reservar un alojamiento alternativo que resulte adecuado para el grupo.
- Transporte
- El profesorado será responsable de gestionar y coordinar los autobuses necesarios para los desplazamientos previstos durante el viaje.
- Los desplazamientos desde el lugar de origen hasta el punto de encuentro, así como el regreso al finalizar la actividad, se organizarán en coordinación con la persona responsable del curso y, cuando sea necesario, entre las personas participantes a través del grupo de WhatsApp.
- Comidas y cenas
- La organización de las comidas y cenas dependerá de las características de cada viaje y los lugares seleccionados correrán a cargo del profesorado. Será comunicada oportunamente a cada grupo.
- En función del presupuesto disponible de cada institución, el profesorado podrá asumir el coste de todas o algunas de las comidas o cenas grupales.
- La persona responsable del curso informará de estas cuestiones en el grupo de WhatsApp una vez constituido.
- Cancelaciones
- En caso de no poder asistir al viaje, cada participante será responsable de gestionar la cancelación de su reserva de alojamiento.
- Si la cancelación afecta a una habitación compartida, los costes derivados se asumirán de acuerdo con las condiciones de la reserva realizada y la responsabilidad compartida de las personas que ocupaban dicha habitación.
